Cách trả lời email của nhà tuyển dụng
Khi ứng viên nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, việc đầu tiên chính là trả lời một cách nhanh chóng và chỉn chu nhất. Vậy cách viết email xác nhận phỏng vấn thế nào là chuyên nghiệp và gây được thiện cảm? Xem ngay bí quyết dưới đây nhé!
Sau rất nhiều sự đầu tư về thời gian và tâm huyết cho CV xin việc, bạn đã nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty ứng tuyển. Đây là cơ hội tốt để bạn xây dựng thiện cảm dù chưa gặp mặt, đồng thời bạn có thể hỏi đặt câu hỏi để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn sắp tới. Cùng HR Insider tìm hiểu cách viết email xác nhận phỏng vấn qua bài viết sau đây để tạo ấn tượng tốt nhất với nhà nhà tuyển dụng nhé!
Tại sao bạn cần phải chỉn chu khi viết email xác nhận tham gia phỏng vấn?
Tưởng chừng như việc được mời phỏng vấn đã giúp bạn gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu cách viết email xác nhận phỏng vấn của bạn có chút sai sót, thì thiện cảm ban đầu sẽ vơi bớt rất nhiều, thậm chí có thể trở thành ấn tượng xấu. Chẳng hạn như: Nếu bạn đợi rất lâu mới trả lời, cơ hội có thể vụt mất và rơi vào một ứng viên khác; nếu bố cục email vụng về, sẽ ảnh hưởng đến cách đánh giá chuyên môn mà họ dành cho bạn; nếu bạn viết dài dòng, lan man hay hời hợt sẽ dẫn đến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn thiếu sự tôn trọng.
Bạn đang xem: Cách trả lời email của nhà tuyển dụng
Ngoài ra, một số nhà tuyển dụng sẽ có hình thức phỏng vấn riêng cũng như yêu cầu riêng khi phỏng vấn. Do đó khi viết email xác nhận, bạn có thể đặt câu hỏi về các yêu cầu kèm theo, nhằm có sự chuẩn bị thấu đáo, giúp cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ hơn.
Hướng dẫn cách viết email xác nhận phỏng vấn đơn giản và lịch sự
Viết tiêu đề cho email xác nhận phỏng vấn
Tiêu đề là phần khá quan trọng, bởi nó biểu hiện tóm tắt nội dung chính của bức thư và người nhận có quyết định đọc thư hay không. Nếu không có tiêu đề, nhà tuyển dụng sẽ rất dễ bỏ qua nó. Bạn nên đặt theo công thức: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – VỊ TRÍ ĐƯỢC MỜI – HỌ VÀ TÊN.
Ví dụ như: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – CHUYÊN VIÊN THIẾT KẾ – NGUYỄN THANH HẢO
Lời mở đầu
Phần bắt buộc của mỗi email chính là chào hỏi. Bạn hãy sử dụng những cách chào hỏi thông dụng như: “Dear Ms/Mr A”, “Kính chào Anh/Chị A”, “Kính gửi Phòng Hành Chính Nhân Sự”… Đây là lời chào phù hợp cho những người mới quen nhưng vẫn luôn thể hiện thái độ lịch sự.
Lời cảm ơn
Gửi lời cảm ơn đến họ về lời mời phỏng vấn, vì đã dành thời gian và công sức để chọn hồ sơ của bạn. Đồng thời, bạn hãy thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển, nếu chưa biết rõ mô tả công việc.
Lý do viết thư
Hãy xác nhận với họ rằng bạn đã nhận được thông tin về buổi phỏng vấn và sẽ đến đúng như đã hẹn. Đây chính là lý do chính khiến bạn viết email phản hồi.
Lời cảm ơn ở cuối thư
Nếu bạn đã cảm ơn ở đầu thư, thì cuối thư bạn có thể có hoặc không có lời cảm ơn vẫn được. Nhưng nếu bạn cảm ơn họ lần nữa vì đã cho bạn cơ hội được thể hiện bản thân mình thì sẽ ghi điểm hon trong mắt nhà tuyển dụng đấy.
Một số mẫu tham khảo
Mẫu cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt
Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – CHUYÊN VIÊN THIẾT KẾ ĐỒ HỌA – NGUYỄN DŨNG
Dear Ms.Thy,
Lời đầu tiên, em rất cảm ơn chị đã dành thời gian tuyển chọn hồ sơ và cho em cơ hội được tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên Thiết kế đồ họa. Em rất hào hứng để tìm hiểu thêm về cơ hội này và mong sớm được gặp chị.
Một lần nữa, em chân thành cảm ơn chị cho lời mời này.
Trân trọng,
Mẫu cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Tiêu đề: CONFIRMATION LETTER – CONTENT EXECUTIVE – NGUYỄN HÀ ANH
Dear Mr Hưng,
Thank you very much for inviting me to interview for Content Executive. I’m very excited about the opportunity to learn more the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, 10:00 am Wednesday, June 06 2021 at your comapany. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I thank you for your invitation.
Best Regards,
Với cách viết email xác nhận phỏng vấn chi tiết trên đây, hy vọng bạn sẽ có thể tự tin hơn khi trả lời với nhà tuyển dụng và tạo được ấn tượng tốt trước khi bước vào buổi phỏng vấn trực tiếp.
Cách trả lời mail mời phỏng vấn là việc cần làm khi bạn nhận được mail từ nhà phỏng vấn. Dù là xác nhận hay từ chối thì bạn cũng cần phải phản hồi lại để nhà tuyển dụng nắm rõ về bạn trong quá trình xin việc.
Trải qua quá trình tìm kiếm tin tức tuyển dụng và nộp CV ứng tuyển thì bạn sẽ được nhận email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Việc mà bạn cần phải làm chính là trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp để tạp những ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
Dưới đây là một số cách trả lời mail mời phỏng vấn có thể tham khảo cho bạn.
NỘI DUNG BÀI VIẾT
Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn có cấu trúc như thế nào?Nhưng lưu ý trong cách trả lời mail mời phỏng vấn
Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn bạn có thể tham khảo
Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn có cấu trúc như thế nào?
Tiêu đề của email trả lời thư mời phỏng vấn
Tiêu đề là mục không thể bỏ qua khi bạn gửi email. Đặc biệt, trong công việc tiêu để xác định được rõ ràng thông tin cơ bản và cũng dễ dàng để nhà tuyển dụng nắm được. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để
Cách viết tiêu đề trong thư trả lời mail mời phỏng vấn cần ghi rõ ràng và mạch lạc để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và kiểm tra, sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch hẹn và thuận tiện cho hai bên. Nếu ngay từ phần này bạn chưa nắm rõ được thì sẽ mất điểm khá cao.
Xem thêm: Hủy Chặn Facebook Như Thế Nào Để Gỡ Chặn Facebook Chi Tiết Và Mới Nhất
Lời chào trang trọng trong cách trả lời thư mời phỏng vấn
Đừng nhanh tay ấn nút trả lời rồi đi thẳng vào vấn đề, bạn đừng bỏ qua phép lịch sự tối thiểu chính là màn chào hỏi và thưa gửi đàng hoàng. Một lời chào đến người gửi email tạo cảm giác lịch sự và chuyên nghiệp.
Ví dụ trả lời thư phỏng vấnnhư:
Dear Mr/Mrs, Dear Sir/ Madam,
Kính gửi công ty hay chào anh/chị, …. (bạn nên dùng câu chào cho phù hợp từng hoàn cảnh)
Lý do viết thư trả lời mail mời phỏng vấn (xác nhận/từ chối)
Để cho thư trả lời mail mời phỏng vấn có thêm nội dung và đem lại ý nghĩa thì chắc chắn phải có lý do. Đây chính là phần chính của email nên bạn cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nên nói miên man.
Sau lời cảm ơn lời mời thì bạn cần trả lời email xác nhận phỏng vấn/trả lời email từ chối phỏng vấn để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian thì trong thư cần ghi rõ để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ gợi ý cho bạn chính là:
– Nếu bạn trả lời email xác nhận phỏng vấn: Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên X. Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn!
– Nếu bạn trả lời email từ chối phỏng vấn: Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).
Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!
Lời cảm ơn trong trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào?
Luôn đảm bảo được cách trả lời mail mời phỏng vấn đều có lời cám ơn như lời kết thúc. Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự không nên bỏ qua.
Nếu bạn đã có lời chào đầu thì cũng cần có lời chào tạm biệt phía dưới nhưng bạn dùng lời chào chính là câu cảm ơn.
Ví dụ:
Xin trân trọng cảm ơn/Thân mến,
Nguyễn Thị A
Nhưng lưu ý trong cách trả lời mail mời phỏng vấn
Thời gian thích hợp trả lời mail mời phỏng vấn
Thời gian thích hợp để trả lời email xác nhận phỏng vấn chính là ngay sau khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn hay cuộc gọi mời phỏng vấn.
Trong trường hợp bạn không check mail thường xuyên thì cố gắng sắp xếp để trả lời email mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt (muộn nhất là 24h).
Nếu bạn đang cần tìm việc thì hãy liên tục kiểm tra email gửi đến từ nhà tuyển dụng để tránh không bị lỗi email hay bị trôi email.
Ngoài ra, nếu email của NTD chưa đề cập đến thời gian phỏng vấn, thì hãy là người chủ động đưa ra khoảng thời gian phù hợp với mình để NTD có thể xếp lịch phỏng vấn bạn.
Email trả lời thư mời phỏng vấn không có tiêu đề và chữ ký
Chắc chắn một điều bạn không bỏ qua chính là bạn cần phải điền rõ tiêu đề và không được phép để trống điều này. Nếu thiếu tiêu đề rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ tưởng đây là tin nhắn rác đến và không quan tâm.
Chữ ký cuối Email chính là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Thông tin cần nêu rõ như: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, Email. Trong những trường hợp phát sinh bạn sẽ được liên hệ trực tiếp nên đừng bỏ qua bước này.
Mẫu trả lời mail mời phỏng vấn bạn có thể tham khảo
Mẫu trả lời email nhận phỏng vấn
Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN
Dear …,
Kính gửi: Công ty …
Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên X.
Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty.
Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực … sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn!
Trân trọng,
Nguyễn Thị A
SĐT/Địa chỉ (Nếu bạn thấy cần thiết)
Nếu như NTD chưa đưa ra thời gian phỏng vấn, thì hãy khéo léo đề xuất thời gian thuận tiện nhất cho bạn. Ví dụ như:
Thời gian tốt nhất để tôi tham gia phỏng vấn là:
Mẫu trả lời email từ chối phỏng vấn
Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
Dear …,
Kính gửi: Công ty …
Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ X, ngày xx/xx/xxxx tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).
Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!
Trân trọng,
Nguyễn Thị A
Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có được cách trả lời mail mời phỏng vấn không gây phản cảm và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trước khi bước vào buổi phỏng vấn trực tiếp.
Chúc các bạn thành công với các kỹ năng phỏng vấn chúng tôi đã chia sẻ!
